Les 5 pièges à éviter pour le client lors du déploiement d’une solution SaaS

1. Négliger l’accompagnement par l’éditeur

Le piège : Penser que l’achat de la solution suffit, sans investir dans l’accompagnement, la formation ou le support proposés par l’éditeur.

Les risques :

Mauvaise adoption par les équipes.
Utilisation partielle ou incorrecte de la solution.
Frustration et perte de temps.

Comment l’éviter ?

Exiger un plan d’accompagnement : Formation, support dédié, revues régulières.
Nommer un référent interne : Une personne en charge de la relation avec l’éditeur et de la montée en compétence des équipes.
Participer aux ateliers et webinaires : Profiter de toutes les ressources proposées.

2. Croire que le digital résout tout automatiquement

Le piège : Imaginer que la solution SaaS va, à elle seule, transformer les processus, sans effort d’adaptation ou de changement organisationnel.

Les risques :

Déception face aux résultats.
Sous-utilisation de la solution.
Perte d’investissement.

Comment l’éviter ?

Aligner la solution sur une stratégie claire : Quels processus doivent être améliorés ? Quels objectifs sont visés ?
Impliquer les équipes en amont : Le digital est un outil, pas une baguette magique.
Mesurer l’impact : Définir des indicateurs de succès (gain de temps, réduction des coûts, satisfaction client).

3. Sous-estimer la difficulté de changer de logiciel

Le piège : Minimiser l’effort nécessaire pour migrer vers une nouvelle solution, en pensant que le changement sera simple et rapide.

Les risques :

Perturbation des activités.
Résistance des équipes.
Coûts cachés (formation, adaptation, perte de productivité temporaire).

Comment l’éviter ?

Planifier la migration : Prévoir une période de transition, des tests, et un plan de secours.
Anticiper la résistance au changement : Communiquer en interne, former, impliquer les utilisateurs.
Choisir le bon moment : Éviter les périodes de forte activité.

4. Adapter la solution à ses habitudes sans tenir compte de l’expérience utilisateur

Le piège : Vouloir calquer la nouvelle solution sur ses anciens processus, sans profiter des bonnes pratiques et de l’ergonomie proposées.

Les risques :

Perte des avantages de la solution SaaS.
Complexité accrue pour les utilisateurs.
Frustration et faible adoption.

Comment l’éviter ?

Accepter de repenser ses processus : Le SaaS est souvent conçu pour optimiser des workflows standardisés.
Écouter les retours utilisateurs : Impliquer les équipes dans la configuration de la solution.
Profiter des bonnes pratiques de l’éditeur : Utiliser les templates, les intégrations natives, les fonctionnalités clés.

5. Se faire accompagner par l’éditeur pour la collecte et la qualification des données critiques (bâtiments, équipements, compteurs)

Le piège : Penser que les données techniques (plans, équipements, compteurs, zones, locaux) sont facilement accessibles et exploitables. En réalité, ces données sont souvent dispersées, incomplètes ou non structurées, ce qui peut bloquer le déploiement de la solution SaaS.

Les risques :

Retards dans le déploiement : Temps perdu à chercher, nettoyer ou reconstituer des données manquantes.
Erreurs d’exploitation : Des données mal qualifiées entraînent des dysfonctionnements (ex. : mauvais suivi des consommations, maintenance inefficace).
Coûts cachés : Surcoût lié à la mobilisation interne ou à des prestataires externes pour combler les lacunes.

Comment l’éviter ?

Confier une mission de collecte et qualification à l’éditeur :
- Profiter de son expertise métier : Beaucoup d’éditeurs SaaS spécialisés (comme Camileia) disposent d’une branche dédiée à l’accompagnement sur la donnée (ex. : audit des bâtiments, recalage des plans, inventaire des équipements et compteurs).
- Définir un périmètre clair : Lister les données indispensables (ex. : références des équipements, localisations précises, historiques de consommation, schémas techniques).
- Utiliser des outils dédiés : Logiciels de scan, bases de données centralisées, ou même des prestations de saisie externalisée si nécessaire.
Planifier cette étape en amont :
- Intégrer ce travail dans le rétroplanning du déploiement, avec des jalons précis (ex. : « Données bâtiments validées à J-30 »).
- Prévoir un budget et des ressources humaines pour valider les données en interne.
Valider la qualité des données :
- Organiser des revues avec l’éditeur pour s’assurer que les données sont complètes, cohérentes et exploitables dans la solution SaaS.

Exemple concret : Pour déployer un SaaS de gestion énergétique ou de maintenance, l’éditeur peut :

Cartographier les sites et bâtiments (plans, zones, locaux).
Inventorier les équipements (marques, modèles, dates d’installation, gammes de maintenance).
Recenser les compteurs (électricité, eau, gaz) et leurs données historiques.
Qualifier les données : Vérifier leur exactitude et leur compatibilité avec la solution.

Pourquoi c’est crucial :

Un déploiement réussi repose sur des données fiables, une stratégie claire, un accompagnement solide et l’implication des équipes. Ces éléments sont d’autant plus critiques dans des secteurs techniques comme l’immobilier, l’industrie ou la gestion des énergies.