FMAO
La Solution Digitale d'aide à la Gestion du Facility Management qui inclut le bien-être de ses occupants
• Rappel des sigles
BIM : Building Information Modeling (Modélisation des données 3D)
CAFM : Computer-Aided Facility Management (FMAO en Français)
CMMS : Computerized Maintenance Management System (GMAO en Français)
DET : Direction de l’Environnement de Travail
FMAO : Facility Management Assisté par Ordinateur (Workplace Management)
FM : Facility Management
GMAO : Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (CMMS en Anglais)
GTB & GTC : Gestion Technique du Bâtiment & Gestion Technique Centralisée
IoT & IA : Internet of Things (Internet des choses) & Intelligence Artificielle
IWMS : Integrated Workplace Management System
Real Estate Mngt : Real Estate Management : Gestion de Patrimoine Immobilier
SG : Services généraux
Space Mngt : Space Management : Gestion des Espaces
• Qu'est-ce que le FMAO ?
Le FMAO ou Workplace Management, est une solution digitale pour la gestion des activités de services dédiés aux Occupants. Cet outil valorise vos Processus métiers en améliorant vos performances et la fluidité de vos missions.
Souvent confondu avec le logiciel de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) dédié aux services techniques, le FMAO intègre l’environnement de travail, les services et le bien-être des occupants.
Ce découpage et cette notion de service découlent de la définition du Facility Management (FM) faite par l’IFMA (International Facility Management Association) et l’ISO (International Organization for Standardization).
L’IFMA définit le FM comme “une profession qui englobe plusieurs disciplines pour assurer la fonctionnalité, le confort, la sécurité et l’efficacité de l’environnement bâti en intégrant les personnes, le lieu, les processus et la technologie”.
L’ISO confirme et complète cette définition en précisant qu’il s’agit d’une “fonction organisationnelle qui intègre les personnes, le lieu et les processus dans l’environnement bâti dans le but d’améliorer la qualité de vie des personnes et la productivité du cœur de métier”.
Ces définitions émettent l’idée que les “personnes” correspondent aux Occupants, le “lieu” au Bâtiment et les “processus” aux Processus spécifiques de vos métiers.
• Exemple concret
Prenons Louis, un salarié d’une organisation basée dans le sud de la France. Ce salarié est identifié comme étant un “occupant” du bâtiment utilisé par la société.
Le Facility Manager de la société a pour mission de fournir et de maintenir un environnement de travail favorable à la performance de ses occupants et donc de Louis.
Ainsi, pour performer dans ses fonctions, Louis pourra avoir accès à des services supports tels que la réservation de salles de réunions et de prestations de restauration, un service d’accueil avec l’annonce des visiteurs, mais aussi un service de sécurité et de réservation de véhicules.
Le Facility Manager utilisant une FMAO pour piloter ses services dédiés aux occupants, bénéficie d’un outil adapté et spécialisé. Cette solution digitale lui offre ainsi des processus métiers complets et performants.
Chacun profite alors d’un environnement améliorant sa qualité de vie au travail et sa productivité.
• À qui s'adresse le FMAO ?
Le FMAO s’adresse aux métiers orientés vers les services aux Occupants.
• Chief Happiness Officer
• Direction de l’Environnement de Travail
• Direction Immobilière
• Direction des Ressources Humaines
• Direction des Services Généraux
• Direction des Systèmes Informatiques
• Direction Technique
• Facility Manager
• Office Manager
Le Processus correspond ici à l’optimisation des procédés de création de services, à la promotion de leur existence et à leur utilisation de manière autonome.
• Quelles sont les fonctionnalités indispensables ?
Pour garantir un fonctionnement optimal d’une solution de Workplace Management, il faut dans un premier temps garantir sa compatibilité avec son Système d’Information (SI). Anticiper votre avenir et vos évolutions nous semble aussi indispensable dans le choix de vos outils. Offrez-vous le choix de garder votre liberté et de vous équipé de solution digitale selon vos besoins et à votre rythme.
Dans le monde connecté d’aujourd’hui, un tel outil doit proposer des solutions qui valorisent vos données en communiquant les unes avec les autres.
Voici les fonctionnalités par domaine d’application d’un logiciel de FMAO complet :
OCCUPANTS
- Gestion des contacts
- Gestion documentaire
- Gestion d'une flotte de véhicule
- Gestion de l'accueil et de la sécurité
- Réservations de salles réunion
- Service restauration
- Gestion des déchets
- Gestion des espaces verts
PROCESSUS
- Création d'une palette de services
- Information de l'offre de services
- Amélioration des processus métiers
- Optimisation de gestion des services
- Pilotage complet et performant
- Mobilité des services
- Création de reporting
- Communication interne
- Analyse des données récoltées
• Valeur ajoutée d'une FMAO
Cette solution, centrée sur les données, fournit un soutien et accompagne les responsables dans leurs prises de décisions concernant chaque élément de leur organisation.
Une solution digitale de FMAO adaptée à vos besoins vous apportera de multiples avantages.
• Une optimisation de la sécurité
• Une économie de temps et de moyen
• Une réduction des consommations d’énergies inutiles
• L’optimisation des taux d’occupation des espaces de travail
• La planification efficace de votre maintenance préventive et corrective
• La standardisation de vos services
• Une rationalisation et une amélioration de vos processus
• Une utilisation sereine des services par vos occupants
• L’amélioration de la qualité de vie au travail
Vous optimisez à long terme la gestion de vos actifs et l’allocation de vos ressources. Vous renforcez aussi la collaboration entre les occupants et les services techniques.
Enfin, vous bénéficierez de la valorisation de vos données par l’analyse et le traitement de votre historique.
• Que faut-il retenir ?
Il faut retenir que le FMAO est une solution digitale de gestion du Facility Management, destinée à proposer et fournir une palette de services pour les occupants et la valorisation de leur environnement de travail.
Pouvant intégrer un IWMS, une solution digitale de FMAO peut être complété avec d’autres solutions répondant a d’autres problématiques liées à la gestion de votre patrimoine immobilier.
C’est la solution la plus complète pour piloter ses services liés à l’occupant et vos processus métiers.
Une bonne solution digitale de FMAO vous permettra une montée en performance en terme de processus métier et une optimisation de la gestion de vos services aux occupants.
• Nos conseils éclairés
Optez pour un logiciel de FMAO offrant des fonctionnalités communicantes et intégré à un IWMS. Vous anticiperez votre avenir tout en répondant à vos besoins actuels.
Choisissez un éditeur qui a une logique IWMS avec une démarche d’intégration de solutions interopérables. Vous pourrez compléter vos outils en ajoutant par exemple une GMAO et une solution de Space Management sans craindre des frais d’intégration supplémentaires.
Préférez une solution en mode SaaS, offrant un accès multi-support simple et sécurisé.
Communiquez, impliquez et accompagnez l’arrivée de votre nouvelle solution digitale auprès des futurs utilisateurs. Vous limiterez ainsi les craintes et anticiperez votre discours face aux freins.
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