IWMS
Integrated Workplace Management System
• Rappel des Sigles
BIM : Building Information Modeling (Modélisation des données 3D)
FMAO : Facility Management Assisté par Ordinateur
GMAO : Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur
GTB & GTC : Gestion Technique du Bâtiment & Gestion Technique Centralisée
IoT & IA : Internet of Things (Internet des Objets) & Intelligence Artificielle
IWMS : Integrated Workplace Management System
Real Estate Mngt : Real Estate Management : Gestion de Patrimoine Immobilier
Space Mngt : Space Management : Gestion des Espaces
• D’où ça vient ?
Aujourd’hui encore, le Facility Management et l’immobilier sont les parents pauvres des organisations. Jugées à tort comme non-essentiel au cœur de métier d’une organisation, ces fonctions sont considérées comme non-prioritaires. Elles subissent le manque de moyens et un décalage dans les évolutions des méthodes de travail actuelles.
Pourtant le digital est au cœur du fonctionnement d’une organisation. Ces dernières se doivent de pouvoir répondre au principe de base de ces métiers de l’ombre.
En 2004, la société Gartner a défini le terme d’IWMS (Integrated Workplace Management System) comme une solution digitale au domaine du Facility Management et de l’immobilier. Traduit littéralement par Système de gestion intégré de l’environnement de travail.
Toute l’importance de cette solution se concentre dans le I d’IWMS. « Integrated » définissant l’intégration, l’unification voire la fusion de plusieurs solutions pour l’environnement de travail. Tel un caméléon, l’IWMS s’incorpore et s’adapte aux particularités de chaque secteur.
À l’époque, déjà, la communication au sein des organisations manque de fluidité, d’efficacité et d’outil. C’est de ce constat que le terme “IWMS” est né.
L’IWMS offre alors une évolution par la révolution digitale. L’enjeu principal est de permettre un développement durable par l’interopérabilité des solutions digitales et de sécuriser la pérennité des données.
Par ce schéma, la société Camileia (éditeur de solutions digitales intégrées à un IWMS) sensibilise les organisations sur la transition et la valorisation de leurs outils digitaux.
Pour un grand nombre d’organisations, le « Passé » décrit sur ce graphique correspond à leur quotidien. Notre ambition est de vous faire progresser et de pousser les acteurs dans un « Présent » utilisant l’IWMS comme solution libératrice de leurs maux. Nous souhaitons réveiller les esprits et vous informer des nouvelles solutions du marché répondant efficacement et directement à vos besoins.
Non-prioritaires, manque de budget, utilisateurs des solutions des prestataires, absence d’informations, incompréhension… vos solutions ne sont pas toujours adaptées à vos métiers…
L’IWMS se présente comme le remède digital idéal.
• Un panel de définitions de l’IWMS
L’IFMA définit l’IWMS comme « Une plate-forme d’entreprise qui prend en charge la planification, la conception, la gestion, l’utilisation et la répartition des actifs basés sur l’emplacement d’une organisation. Les systèmes IWMS aident les organisations à optimiser l’utilisation des ressources du lieu de travail, y compris la gestion du portefeuille immobilier, des infrastructures et des installations d’une entreprise. Quatre des principaux domaines de fonctionnalité comprennent l’administration des baux, la gestion de projet, la gestion de l’espace et la gestion de la maintenance. »
« L’IWMS est une plateforme logicielle qui accompagne les directions de l’immobilier, de l’environnement de travail et de l’informatique dans la gestion de l’ensemble du cycle de vie des installations de l’entreprise, la maîtrise des coûts et l’optimisation de l’utilisation des ressources pour améliorer l’expérience des collaborateurs. »¹
« Un système intégré de gestion du lieu de travail (IWMS) fournit une source unique de vérité, permettant aux professionnels de l’immobilier et de la gestion des installations de réagir rapidement au changement, de prendre des décisions stratégiques en matière d’espace et d’occupation et de prendre soin de leurs occupants. »²
« Une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS) est une plateforme logicielle unique pour le real estate et le facility management. Elle opère dans 5 grands domaines : gestion immobilière, gestion des espaces, gestion de la maintenance, services aux occupants et développement durable. »³
• Concrètement, un IWMS c’est quoi ?
C’est une plateforme digitale TOUT en UN modulable et évolutive selon vos besoins. Cet outil répond aux différentes problématiques liées aux services aux Bâtiments, aux Occupants et aux Processus.
Il s’agit avant tout d’une base de données centralisée permettant une interopérabilité entre solutions. L’idée ici, c’est de valoriser le partage des flux d’informations en connectant les applications connues et d’utilités différentes entre elles.
Un IWMS se définit par la combinaison d’au moins deux des solutions digitales suivantes :
- FMAO : Facility Management Assisté par Ordinateur (CAFM en Anglais)
- GMAO : Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (CMMS en Anglais)
- Space Management : Gestion et inventaire des espaces physiques d’une organisation
- BIM : Building Information Modeling qui est un outil de modélisation des données du bâtiment basé sur un modèle 3D
- BMS : Building Management System incluant la GTB (Gestion Technique du Bâtiment) et la GTC (Gestion Technique Centralisée)
- IoT : Internet des choses (Internet of Things) & IA (Intelligence Artificielle) concernant l’avenir par une avancée encore plus marquée de la digitalisation et du bâtiment intelligent
- Real Estate Management : Gestion du Patrimoine Immobilier
C’est, à elle seule, une plateforme digitale complète répondant à l’ensemble des problématiques du Facility Management et de la gestion du patrimoine immobilier. De nombreux secteurs tels que l’aérospatiale, le ferroviaire ou encore le domaine militaire utilisent des solutions interopérables et y accordent une importance majeure.
L’interopérabilité apparaît comme un enjeu vital pour maintenir un système d’information fluide, flexible et complémentaire, mais aussi pour assurer la singularité et la sécurité des données.
Un IWMS complet intègre les solutions digitales de FMAO, de GMAO, de BIM, de GTB & GTC, de Space Management, d’IoT & l’IA ainsi que de Real Estate Management.
Vous pouvez anticiper sereinement l’avenir et vous équiper progressivement, au gré des besoins, des décisions et des budgets alloués.
La transformation digitale doit encourager les entreprises à s’équiper de solutions informatiques qui communiquent entre elles.
• ERP & IWMS : Compatibilité
L’ERP est le progiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise en intégrant plusieurs domaines de gestion (CRM, RH, Finances…). L’ERP connecte les fonctions en utilisant des données communes, il standardise les processus et les données de la compagnie et transforme les données transactionnelles en information utile.
L’IWMS s’intègre très simplement et en toute sécurité dans l’ERP de l’organisation. Cette solution simplifie et connecte tous les processus.
• À qui s’adresse l'IWMS ?
Offrant une gamme exhaustive de services, l’IWMS s’adresse à un large panel d’utilisateur quelle que soit l’organisation. Destinés à piloter et soutenir les services aux Bâtiments, aux Occupants et aux Processus de travail, tous vos métiers sont concernés.
• Chief Happiness Officer
• Direction de l’Environnement de Travail
• Direction Immobilière
• Direction des Ressources Humaines
• Direction des Services Généraux
• Direction des Systèmes Informatiques
• Direction Technique
• Facility Manager
• Mainteneurs
• Office Manager
• Property Manager
• Responsable Travaux et Sécurité
Indépendamment des utilisateurs, d’autres départements tels que la direction financière et la direction générale (COMEX) peuvent se servir ou bénéficier de l’usage d’un IWMS. Ces derniers pouvant mettre à profit les rapports d’analyses fournis afin de prendre des décisions stratégiques.
• Quelle est la valeur ajoutée de l’IWMS ?
Une solution digitale intégrée et couplée telle que l’IWMS apporte de nombreux avantages comparés à l’utilisation isolée d’un système de gestion digital.
En réponse aux problématiques liées à l’environnement de travail, à ses utilisateurs et plus globalement au patrimoine immobilier, l’IWMS s’identifie comme étant une solution personnalisable et adaptée à tous les secteurs d’activités des organisations.
Les avantages se retrouvent notamment dans la réduction des coûts de la maintenance, l’optimisation de l’espace et des ressources ainsi que l’augmentation de la productivité grâce au caractère intégré des différents systèmes.
Vos processus évoluent en même temps que vos besoins et deviennent collaboratifs.
Vous avez également la capacité de gérer de grands volumes de données opérationnelles au sein même d’une solution unique.
En définitive, vos bénéfices attendus par l’utilisation d’un IWMS :
- Évoluer vers une organisation de l’environnement de travail 3.0
- Cartographier et valoriser vos processus
- Identifier et traiter vos risques
- Augmenter votre productivité et gagner en agilité
- Donner les moyens à la Direction Générale de prendre des décisions grâce à des reportings automatisés
- Optimiser et rationaliser vos coûts
- Valoriser vos équipes
- Intégration simple à l’ERP de votre entreprise
Gagnez en agilité et anticipez sereinement l’évolution de votre organisation en vous équipant de manière adaptée et progressive.
• Que faut-il retenir ?
L’IWMS est une plateforme regroupant au moins deux solutions digitales destinées à piloter et soutenir les services liés au Facility Management et à la gestion de patrimoine immobilier.
Ce système évolutif offre une interopérabilité entre chaque solution digitale permettant de croiser les données, d’améliorer l’efficacité et la communication de vos différents services.
L’IWMS s’adresse aux métiers impliqué dans la gestion des services aux Occupants et aux Bâtiment. Cet outil s’adresse aussi à vos Processus métier en vous offrant de meilleures performances.
De plus, il s’intègre facilement et en toute sécurité à votre ERP. Choisir un IWMS, c’est investir sur l’avenir en gardant sa liberté et la possibilité d’évoluer à son rythme avec un outil performant.
Votre valeur ajoutée :
- Gain de temps et de productivité
- Des reportings et analyses pertinentes
- Optimisation des coûts
- Valorisation de votre métier et de vos actifs
• Nos conseils éclairés
Sélectionnez une solution du marché d’un éditeur de solution et non un logiciel propriétaire fournis par l’exploitant qui vous enfermera et vous limitera dans votre déploiement. Vous resterez propriétaire de vos données et serez libre de changer de prestataire à tout moment.
Préférez un éditeur qui a une logique IWMS avec une démarche d’intégration de solutions interopérables. Quittes à choisir une solution digitale, pensez à l’avenir, au déploiement de l’entreprise et aux évolutions.
Optez pour l’agilité et anticipez l’avenir. Commencez donc modestement avec un nombre de solutions limité dans un premier temps puis évoluez selon vos besoins et le niveau d’acceptation de vos utilisateurs.
¹ Verdantix ² IBM ³ Planon